Lewati ke konten utama

Persetujuan Perubahan Data Karyawan (Employee Change Approval)

Fitur Perubahan Data Karyawan (/employee?view=change_approval) berfungsi sebagai pusat kendali dan verifikasi data mandiri (Data Verification Hub). Fitur ini mencatat dan memfilter setiap usulan pengubahan profil atau registrasi baru yang diajukan oleh karyawan melalui aplikasi mobile Fingerspot.io maupun perangkat absensi sebelum data resmi disimpan ke basis data induk perusahaan.

1. Tampilan Tab & Indikator Notifikasi​

Akses menu Pengaturan > Karyawan, lalu pilih sub-tab Perubahan Data:

Daftar Perubahan Data Karyawan

Indikator Notifikasi Pending (Badge Merah):​

  • Apabila terdapat pengajuan perubahan data baru yang berstatus PENDING dan belum ditinjau, sistem akan memunculkan titik merah (Red Dot Badge) di atas tombol tab Perubahan Data.
  • Administrator dapat langsung mengetahui adanya permohonan tertunda tanpa harus membuka tab satu per satu.

Informasi pada Tabel Perubahan Data:​

  • Nama Karyawan: Nama personil yang mengajukan perubahan. Jika pengajuan berasal dari pendaftaran karyawan baru via perangkat/aplikasi, akan tersemat badge New.
  • ID / PIN Karyawan: Nomor PIN karyawan di sistem presensi.
  • Sumber Perubahan (Source):
    • Badge DEVICE (Warna Cyan): Usulan perubahan nama, PIN, atau pendaftaran dari perangkat absensi hardware.
    • Badge MOBILE (Warna Brand): Usulan perbaruan data profil mandiri dari aplikasi ponsel Fingerspot.io.
  • Waktu Pengajuan (Submitted At): Tanggal dan jam permohonan diajukan (diformat sesuai zona waktu perusahaan).
  • Aksi Cepat:
    • Tombol Mata (Eye Icon): Membuka drawer rincian perubahan data.
    • Tombol Sampah (Trash Icon): Menghapus draft usulan pengajuan.

2. Alur Kerja Persetujuan Perubahan Data​

3. Meninjau Rincian Usulan Perubahan Data​

Untuk memeriksa perubahan apa saja yang diajukan sebelum memberikan persetujuan:

  1. Klik tombol Lihat Rincian (Eye Icon) pada baris pengajuan.
  2. Drawer samping kanan "Rincian Usulan Perubahan Data" akan terbuka:

Detail Rincian Usulan Perubahan Data

Kolom Data yang Dapat Ditinjau:​

  • Identitas Pribadi: Nama Lengkap (Full Name), Nomor KTP (Government ID), Tanggal Lahir (Birth Date), dan Alamat Domisili (Home Address).
  • Kontak & Komunikasi: Nomor Ponsel (Mobile Phone) dan Alamat Email resmi.
  • Struktur Pekerjaan: Kantor Cabang (Office), Unit Departemen (Department), Gedung (Building), dan Jabatan (Position).
  • Kontrak & Tanggal Bergabung: Jenis Hubungan Kerja (Contract Type) dan Tanggal Mulai Bekerja (Joined Date).

4. Langkah Menyetujui atau Menolak Permohonan​

Opsi A: Melalui Drawer Rincian (Satu per Satu)​

  1. Buka drawer rincian permohonan.
  2. Periksa kebenaran data usulan yang tertera.
  3. Klik tombol "SETUJUI" (ikon centang hijau) untuk mengesahkan data ke profil karyawan, atau klik "TOLAK" (ikon silang merah) jika usulan tidak valid.
  4. Konfirmasi tindakan pada dialog pop-up yang muncul.

Opsi B: Persetujuan Massal (Bulk Approval)​

  1. Pada tabel pengajuan, centang satu atau beberapa baris data yang ingin diproses sekaligus.
  2. Bilah tombol aksi massal di bagian atas tabel akan muncul:
    • Setujui (Approve): Menyetujui seluruh usulan perubahan terpilih.
    • Tolak (Reject): Menolak seluruh usulan perubahan terpilih.
    • Hapus (Delete): Menghapus seluruh rekaman usulan terpilih.
  3. Klik tombol aksi yang dikehendaki dan konfirmasikan proses.

:::info Keamanan Data Induk Perubahan data mandiri karyawan tidak akan pernah langsung menimpa data induk aktif di sistem sebelum mendapatkan persetujuan (Approval) resmi dari HR atau Administrator. Hal ini menjamin integritas data administrasi dan kepatuhan audit perusahaan. :::