Lewati ke konten utama

Alur & Siklus Hardware

Memahami keterkaitan antara Spesifikasi Tipe Perangkat, Registrasi Master Unit Fisik, Perancangan Template Paket Bundling, Distribusi Saluran Penjualan, hingga Klaim Kuota Otomatis oleh Pelanggan di Web App.

Siklus 5 Tahap Hardware & Bundling​

Operasional perangkat keras di ekosistem Fingerspot menjembatani aset fisik (mesin absensi) dengan layanan komputasi awan (Cloud Subscription). Alur ini terbagi menjadi 5 tahapan berkesinambungan yang menjamin setiap mesin yang terjual langsung membawa hak akses layanan sesuai paket komersial yang telah disepakati:

Diagram Alur Siklus 5 Tahap Hardware & Bundling​

Transformasi dari spesifikasi tipe perangkat, unit fisik bernomor seri, template paket, alokasi channel penjualan, hingga rilis kuota otomatis di Web App pelanggan.

Tahap 1Modul 06

Tipe Perangkat​

Pondasi model teknis

Katalog spesifikasi model mesin hardware, kapasitas teknis scan/pengguna, dan kapabilitas konektivitas cloud.

Tahap 2Modul 07

Master Unit Fisik​

Identitas aset unit fisik

Pencatatan nomor seri fisik (Serial Number), Cloud ID unik, nomor garansi resmi, dan penempatan gudang/showroom.

Tahap 3Modul 08

Template Bundling​

Cetak biru komersial

Perumusan cetak biru paket promosi yang menggabungkan pembelian mesin dengan paket langganan, bonus fitur, atau voucher.

Tahap 4Modul 09

Pemasangan & Channel​

Distribusi & paket siap edar

Pengikatan unit-unit fisik ke template bundling serta penguncian saluran penjualan (distributor, cabang, rekanan).

Tahap 5Web App

Aktivasi & Rilis Kuota​

Realisasi kuota pelanggan

Pelanggan mendaftarkan Serial Number mesin di Web App Fingerspot. Sistem memvalidasi dan langsung mengaktifkan kuota layanan.

Panduan Operasional Bertahap

Penjelasan 5 Tahapan Operasional​

Setiap tahapan dalam siklus memiliki fokus tugas, penanggung jawab, dan prasyarat sistem tersendiri. Memahami pembagian peran ini memastikan tidak ada tahapan yang terlewat sebelum perangkat didistribusikan ke tangan pelanggan:

:::info Modul 06: Tahap 1: Pendaftaran Tipe Perangkat (Device Types) Menentukan model hardware, merek resmi, dan batasan kapasitas teknis mesin

  • Daftarkan seluruh model perangkat keras resmi (contoh: Revo W-202BNC, Neo-151NC) dan tentukan merek manufaktur (Fingerspot).
  • Tetapkan batas kapasitas fisik perangkat, mencakup scan log, jumlah sidik jari, pengenalan wajah, kartu RFID, password, dan jumlah admin.
  • Konfigurasikan kapabilitas teknis operasional seperti Online Verification, kesiapan koneksi cloud Fingerspot.iO, dan pengaturan jadwal restart otomatis.
  • Tentukan harga dasar acuan mesin serta kode integrasi akuntansi Accurate untuk sinkronisasi nilai inventaris perusahaan.

:::

:::info Modul 07: Tahap 2: Registrasi Master Unit Fisik (Physical Device Master) Mencatat identitas fisik unik per mesin: Cloud ID dan Serial Number stiker segel

  • Rekam Cloud ID (identitas cloud permanen mesin) dan Serial Number (nomor seri unik yang tertera pada label bodi fisik perangkat).
  • Pautkan unit fisik ke Tipe Perangkat yang telah terdaftar di Tahap 1 agar mesin mewarisi seluruh batasan spesifikasi teknis model tersebut.
  • Masukkan nomor kode segel garansi resmi dan tanggal pembelian masuk inventaris guna memantau siklus garansi purnajual perangkat.
  • Tetapkan lokasi penyimpanan fisik (Showroom cabang resmi atau gudang logistik) serta penanggung jawab tim marketing pengelola unit.

:::

:::info Modul 08: Tahap 3: Perumusan Template Bundling (Master Bundling Template) Menyusun cetak biru paket promosi: Paket langganan gratis, fitur bonus, dan voucher reward

  • Rancang skema paket promosi komersial yang menyertai penjualan mesin fisik (contoh: Bundling Revo Series + Plan Pro 3 Bulan Gratis).
  • Tentukan komposisi benefit paket, meliputi Paket Layanan (Plan), kuota Fitur bawaan, kuota Add-on tambahan, Voucher Reward, atau Saldo layanan.
  • Atur durasi pemakaian gratis (misal 3 bulan, 6 bulan, atau 12 bulan) serta kuantitas kuota ekstra yang didapatkan oleh pelanggan.
  • Tentukan apakah template berlaku eksklusif untuk tipe mesin tertentu atau dapat digunakan universal untuk seluruh tipe perangkat.

Item Benefit yang Dapat Dipaketkan:Paket Layanan (Plan)``Fitur Seat``Fitur Pemakaian``Paket Bundle

:::

:::info Modul 09: Tahap 4: Pemasangan Unit & Saluran Penjualan (Device Bundling) Mengikat unit fisik tertentu ke template bundling dan mengunci saluran distribusi

  • Pilih template bundling yang telah dirumuskan pada Tahap 3 sebagai acuan pemberian benefit komersial bagi pembeli mesin.
  • Tentukan saluran distribusi penjualan tujuan (Showroom cabang resmi, distributor mitra, toko rekanan, atau channel e-commerce).
  • Pilih nomor seri unit-unit fisik yang akan dialokasikan ke saluran tersebut (dapat memilih beberapa Serial Number sekaligus).
  • Sistem menerbitkan ikatan paket dengan status "New" dan merekam snapshot data saluran distribusi penjualan pada saat paket dibentuk.

:::

:::info Web App Cloud: Tahap 5: Aktivasi Pelanggan & Rilis Kuota Otomatis (Web App Touchpoint) Pelanggan mendaftarkan mesin di Web App dan sistem merilis kuota secara instan

  • Pelanggan membeli dan menerima unit mesin fisik, lalu masuk (login) ke akun Fingerspot.iO Cloud milik perusahaannya.
  • Pelanggan membuka menu pengelolaan mesin dan memasukkan Serial Number serta Cloud ID yang tertera pada segel fisik perangkat.
  • Sistem mencocokkan nomor seri mesin ke database paket bundling, memvalidasi keabsahan unit, dan mengubah status paket dari "New" menjadi "Claimed".
  • Seluruh jatah benefit bundling (durasi paket langganan, kuota karyawan, add-on tambahan) seketika aktif di workspace pelanggan tanpa perlu persetujuan manual admin.

:::

:::info Ketergantungan Alur Operasional Hardware Seperti halnya pondasi katalog, alur perangkat keras memiliki ketergantungan berjenjang yang ketat:

  • Admin tidak dapat mendaftarkan Master Unit Fisik (Modul 07) jika model Tipe Perangkat (Modul 06) belum dibuat, karena unit fisik wajib memilih tipe model induknya.
  • Admin tidak dapat memasangkan unit bundling (Modul 09) jika Template Bundling (Modul 08) belum disusun atau jika stok unit fisik belum diregistrasikan.
  • Pelanggan tidak dapat mengklaim kuota gratis di Web App jika nomor seri mesin belum dipasangkan dengan template bundling aktif di Modul 09. :::

Status & Transisi Entitas

Status Siklus Unit Bundling​

Setiap unit fisik yang dipasangkan ke dalam paket bundling bergerak melalui status siklus hidup yang terdefinisi secara ketat. Hal ini mencegah klaim ganda dan memastikan integritas data penagihan layanan awan:

Diagram Transisi Status Unit Bundling​

Siklus hidup unit bundling: New saat siap edar, Claimed saat pelanggan aktivasi di Web App, dan Cancelled saat dibatalkan sebelum aktivasi.

Status New (Siap Edar)​

New Unit dipaketkan dan siap didistribusikan ke channel penjualan

Unit fisik telah berhasil dipasangkan dengan template bundling dan saluran distribusi di Modul 09. Mesin saat ini siap dikirim ke showroom cabang, distributor rekanan, atau ke tangan pelanggan.

Kondisi & Karakteristik Operasional:

  • Belum terhubung ke akun atau workspace organisasi pelanggan manapun.
  • Masa aktif paket langganan belum berjalan (kuota masih tersimpan di sistem).
  • Admin operasional masih diizinkan membatalkan status ini jika terjadi retur fisik atau perubahan alokasi channel.

Status Claimed (Teraktivasi)​

Claimed Unit telah diaktivasi oleh pelanggan di Web App (kuota otomatis terbit)

Pelanggan telah berhasil mendaftarkan Serial Number mesin di Fingerspot.iO Cloud Web App. Sistem otomatis memvalidasi unit dan menerbitkan seluruh paket langganan serta bonus kuota ke akun pelanggan.

Kondisi & Karakteristik Operasional:

  • Kuota paket langganan, add-on ekstra, dan voucher reward langsung aktif seketika di akun organisasi pelanggan.
  • Masa berlaku durasi paket gratis mulai dihitung sejak tanggal aktivasi tercatat.
  • Status terkunci permanen; tidak dapat dibatalkan, diubah, atau diklaim ulang oleh akun lain (anti klaim ganda).

Status Cancelled (Dibatalkan)​

Cancelled Unit dilepas dari paket bundling atau transaksi dibatalkan

Ikatan paket bundling pada unit fisik dibatalkan oleh tim internal sebelum unit diklaim oleh pelanggan. Umumnya terjadi akibat retur fisik mesin dari toko mitra, salah pemilihan channel, atau pembatalan alokasi.

Kondisi & Karakteristik Operasional:

  • Hanya dapat dilakukan jika unit masih berstatus "New" (sebelum ada aktivasi oleh pelanggan).
  • Unit mesin fisik kembali berstatus bebas dan siap dipasangkan ke template bundling atau channel lain.
  • Tidak ada kuota langganan atau tagihan komersial yang pernah diterbitkan untuk transaksi ini.

Tabel Komparasi Transisi Status Unit Bundling​

Gunakan matriks operasional berikut untuk memverifikasi tindakan yang diizinkan pada setiap status unit:

Status UnitKondisi Fisik MesinStatus Kuota PelangganWewenang Tindakan Admin
NewTersimpan di gudang, showroom cabang, atau dalam perjalanan pengirimanBelum aktif; kuota masih berupa cadangan di sistemDapat dibatalkan (Cancel) atau dialokasikan ulang ke channel lain
ClaimedTelah diterima dan dipasang oleh pelanggan di lokasi operasionalAktif seketika; kuota karyawan dan plan berjalan di workspaceTerkunci mutlak; tidak dapat dibatalkan atau diedit dari dashboard
CancelledDitarik kembali ke gudang pusat atau diretur dari channel penjualanTidak ada kuota yang pernah diterbitkanNomor seri unit fisik dapat dipasangkan kembali ke bundling lain

Integritas & Keamanan Operasional

Aturan Penting Operasional Hardware​

Untuk menjaga keakuratan data inventaris fisik dan mencegah kesalahan dalam penerbitan kuota langganan, seluruh tim operasional dan administrator wajib mematuhi 4 aturan inti berikut:

:::info 1. Keunikan Nomor Seri & Cloud ID (Serial Number Uniqueness) Wajib & Unik Prinsip Satu Mesin Fisik, Satu Identitas Cloud Global

  • Nomor Seri (Serial Number) dan Cloud ID wajib unik secara global di seluruh sistem Fingerspot. Tidak boleh ada dua perangkat fisik yang memiliki nomor seri identik.
  • Setiap unit mesin fisik hanya boleh memiliki tepat satu ikatan bundling aktif berstatus "New" dalam satu waktu.
  • Mesin fisik yang status bundling-nya telah berubah menjadi "Claimed" tidak dapat dipasangkan ke bundling baru lainnya, guna mencegah penggandaan klaim kuota. :::

:::caution 2. Snapshot Riwayat Saluran Penjualan (Channel Chain Snapshot) Otomatis Sistem Jejak Audit Distribusi Terkunci Permanen

  • Pada saat unit dipasangkan dengan template bundling di Modul 09, sistem secara otomatis merekam snapshot data saluran penjualan (nama toko, cabang, atau distributor) pada detik tersebut.
  • Perubahan nama toko, pergantian alamat cabang, atau restrukturisasi distributor di masa depan tidak akan mengubah riwayat channel asal mesin tersebut.
  • Snapshot ini menjadi dasar audit yang valid dalam rekonsiliasi komisi penjualan mitra serta pelacakan riwayat distribusi mesin saat proses klaim garansi berlangsung. :::

:::info 3. Sinkronisasi Garansi & Quality Control (Garansi & QC Check) Standar Mutu Hanya Unit Lolos QC yang Berhak Dipasangkan Bundling

  • Unit fisik yang didaftarkan ke Master Unit Fisik wajib memiliki Kode Garansi resmi yang valid dan status kondisi awal dalam status "Baru".
  • Dilarang memasangkan template bundling pada unit yang berstatus afkir, unit bekas perbaikan, atau unit rekondisi tanpa otorisasi pimpinan operasional.
  • Masa berlaku garansi purnajual resmi akan disinkronkan dan mulai dihitung saat pelanggan pertama kali melakukan aktivasi mesin di Web App. :::

:::caution 4. Tata Kelola Pembatalan Unit (Cancellation Governance) Kondisional (Sebelum Status Claimed) Pembatalan Dibatasi Ketat Hanya Sebelum Status Claimed

  • Pelepasan paket bundling atau pembatalan unit hanya dapat dilakukan selama unit masih berstatus "New".
  • Larangan Keras: Jika unit telah berstatus "Claimed", sistem mengunci data secara mutlak dan menolak aksi pembatalan apa pun dari antarmuka dashboard.
  • Pembatalan pada unit yang sudah "Claimed" dilarang karena kuota layanan telah aktif dan dipakai oleh organisasi pelanggan. Retur fisik purna-aktivasi wajib mengikuti prosedur retur resmi layanan pelanggan. :::