Pengaturan Billing & Penagihan
Pusat konfigurasi kebijakan penagihan langganan multi-produk SaaS, penetapan siklus faktur otomatis, aturan jatuh tempo dan masa tenggang (grace period), hingga perumusan kalkulasi penyesuaian paket (upgrade dan downgrade) di tengah periode berjalan.
1. Prinsip Billing Multi-Produk
Modul Pengaturan Billing bertindak sebagai mesin pengendali seluruh kebijakan komersial dan siklus finansial di ekosistem platform Fingerspot. Konfigurasi pada modul ini mengatur kapan faktur tagihan diterbitkan, batas waktu pembayaran, toleransi layanan pasca jatuh tempo, hingga perhitungan penyesuaian biaya ketika pelanggan mengubah paket langganannya.
:::caution Penegasan Krusial: Kebijakan Billing Dikelola Independen Per Produk SaaS
Seluruh pengaturan tagihan pada modul ini berdiri sendiri untuk masing-masing produk SaaS. Pada bagian atas layar antarmuka, terdapat menu pilihan dropdown produk (misalnya: Fingerspot.iO, App Attendance, atau produk SaaS lainnya) dengan rute URL terikat seperti /internal/billing?product_id=....
Perubahan konfigurasi pada satu produk sama sekali tidak mempengaruhi produk lainnya. Setiap produk SaaS bebas memiliki aturan siklus penagihan tersendiri, toleransi masa tenggang yang berbeda, serta persentase pajak atau perlakuan perubahan paket yang berlainan.
Prosedur Wajib Administrator: Selalu verifikasi bahwa dropdown produk yang aktif telah mengarah ke produk yang tepat sebelum melakukan penyesuaian nilai atau menekan tombol simpan perubahan. :::
Isolasi Penuh Kebijakan Produk
Otonomi Produk
Setiap produk SaaS dikelola secara independen melalui dropdown pemilih produk di sudut atas halaman. Perubahan konfigurasi pada satu produk tidak berdampak pada produk lainnya.
- Memungkinkan produk absensi menerapkan Tanggal Tetap, sedangkan produk lain menerapkan Tanggal Ulang Tahun aktivasi.
- Masing-masing produk memiliki tarif pajak PPN, masa tenggang (grace period), dan siklus penerbitan faktur mandiri.
- Mencegah risiko salah ubah konfigurasi lintas aplikasi layanan dalam satu organisasi perusahaan.
Otomatisasi Penerbitan & Penagihan
Otomatisasi Terjadwal
Sistem pembayaran secara otomatis menghitung dan menerbitkan faktur tagihan sebelum periode langganan berjalan berakhir sesuai parameter lead time yang ditentukan.
- Penerbitan faktur tagihan otomatis (H-0 hingga H-60) memberi ruang bagi pelanggan korporat memproses otorisasi pembayaran.
- Pilihan penyesuaian prorata pada faktur pertama menjamin keadilan perhitungan bagi pelanggan baru.
- Konsolidasi jatuh tempo menyederhanakan pembayaran multi-langganan dalam satu tagihan berkala.
Perlindungan Kontinuitas Layanan
Grace Period Bertingkat
Menjaga keberlangsungan operasional pelanggan melalui masa tenggang pasca jatuh tempo sebelum tindakan pembatasan akses (suspend) diberlakukan.
- Layanan tetap dapat digunakan secara normal selama jendela masa tenggang (0, 7, atau 14 hari) berlangsung.
- Mengurangi churn dan keluhan pelanggan akibat kendala teknis perbankan atau hari libur operasional.
- Kebijakan perubahan paket di tengah periode memberikan fleksibilitas peningkatan maupun penurunan tier layanan.
2. Siklus Tagihan & Grace Period
Siklus penagihan langganan dirancang untuk menyeimbangkan kepastian arus kas perusahaan dengan kenyamanan operasional pelanggan. Hubungan antara waktu penerbitan faktur, awal masa layanan (cut-off), jatuh tempo pelunasan, toleransi masa tenggang (grace period), hingga penguncian akses digambarkan dalam garis waktu kronologis berikut.
Garis Waktu Siklus Penagihan Langganan & Masa Tenggang
Kronologi tahapan penagihan dari penerbitan faktur otomatis di masa lead time hingga penghentian akses layanan jika tagihan belum diselesaikan.
Penjelasan 5 Titik Kronologis Siklus Penagihan
Setiap tahapan memiliki fungsi operasional spesifik yang saling terhubung dalam menjaga kepatuhan pembayaran pelanggan:
:::info Fase 1: Penerbitan Faktur Tagihan Otomatis (H-Lead Time) Pemberitahuan Tagihan Lebih Awal
Sejumlah hari sebelum periode layanan berakhir (misal H-10 atau H-30 hari), sistem secara otomatis mengkalkulasi dan merilis lembar faktur baru ke akun portal pelanggan. Hal ini memberikan ruang yang cukup bagi pelanggan korporat untuk memproses faktur, pengajuan purchase order, serta alur persetujuan transfer keuangan internal.
:::
:::info Fase 2: Tanggal Cut-Off (Mulai Siklus Periode Baru) Pembaruan Periode Hak Layanan
Titik pergantian periode langganan (misal tanggal 1 setiap bulan pada mode Tanggal Tetap). Di titik ini, siklus periode baru resmi berjalan dan kuota pemakaian fitur diperbarui untuk masa aktif berikutnya.
:::
:::info Fase 3: Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran Batas Waktu Pembayaran Normal
Batas akhir pembayaran yang tertera resmi pada faktur tagihan pelanggan. Setelah melewati tanggal ini, faktur berstatus tertunggak (overdue) dan sistem mulai menghitung jendela masa tenggang.
:::
:::info Fase 4: Masa Tenggang Layanan (Grace Period) Toleransi Akses Tanpa Gangguan
Rentang waktu toleransi (misalnya Net 7 atau Net 14 hari) setelah jatuh tempo di mana pelanggan belum melunasi tagihan, namun layanan aplikasi dan sinkronisasi mesin absensi masih tetap dapat diakses secara normal. Ini melindungi pelanggan setia dari komplain keterlambatan kliring antarbank.
:::
:::info Fase 5: Penangguhan Akses (Suspended) Penguncian Fitur Otomatis
Apabila masa tenggang telah kedaluwarsa dan tagihan belum diselesaikan, sistem secara otomatis menangguhkan akses layanan cloud (suspended). Pelanggan akan diarahkan ke halaman pembayaran saat login, dan fitur layanan kembali terbuka seketika setelah pembayaran berhasil diverifikasi.
:::
3. Tab 1: Pengaturan Umum (/internal/billing)
Tab Umum mengelola parameter fundamental yang mengendalikan siklus hidup faktur penagihan produk SaaS yang sedang dipilih. Parameter ini mencakup model penanggalan siklus, penetapan tanggal cut-off, aturan jatuh tempo, lead time faktur, masa tenggang pembayaran, serta pengenaan pajak pertambahan nilai.
Tampilan 01: Antarmuka Tab Pengaturan Umum Billing
Tampilan formulir Tab Umum lengkap dengan pemilih produk SaaS di header, opsi siklus tagihan (Tanggal Tetap, Akhir Bulan, Ulang Tahun), penetapan tanggal cut-off, preset penerbitan faktur H-, toleransi grace period, dan kolom PPN (%).
Fokus Perhatian:
- Dropdown Pemilih Produk SaaS: Terletak di bagian atas formulir untuk berpindah konteks konfigurasi antar produk layanan.
- Pilihan Siklus Tagihan: Tiga kartu radio untuk menentukan model penanggalan penagihan (Tanggal Tetap, Akhir Bulan, atau Tanggal Ulang Tahun).
- Kolom Tanggal Tagihan (Cut-off): Input dropdown penentuan hari tagihan (tanggal 1 hingga 28) saat memilih opsi Tanggal Tetap.
- Jatuh Tempo Langganan: Pengaturan apakah batas pembayaran masing-masing langganan Berbeda (mandiri) atau Sama (satu tanggal).
- Preset Penerbitan Invoice Terbit H-: Tombol preset cepat (H-0, H-10, H-30, H-60) serta opsi pengisian angka kustom.
- Preset Masa Tenggang (Grace Period): Pilihan hari toleransi pasca jatuh tempo (Net 0, Net 7, Net 14, atau Kustom) sebelum suspend.
- Perlakuan Tagihan Pertama: Opsi Prorata (proporsional sisa hari) atau Penuh (satu siklus utuh) bagi pelanggan baru.
- Tarif PPN (%): Kolom numerik untuk menetapkan persentase pajak pertambahan nilai yang otomatis teraplikasikan pada faktur.
Panduan Kolom Formulir: Tab Pengaturan Umum
| Nama Kolom / Input | Tipe Data | Status | Panduan Pengisian & Ketentuan |
|---|---|---|---|
| Siklus Penagihan | Pilihan Radio Card | Wajib | Menentukan basis waktu perputaran siklus tagihan langganan pelanggan untuk produk ini. Tersedia tiga metode utama: "Tanggal Tetap (Calendar billing)" di mana tagihan ditagihkan pada satu tanggal yang sama setiap bulannya; "Akhir Bulan (End of Month Billing)" di mana tagihan diterbitkan pada hari terakhir bulan berjalan (tanggal 28 hingga 31); atau "Ulang Tahun (Anniversary Billing)" di mana siklus penagihan mengikuti tanggal aktivasi langganan perdana masing-masing akun. Tip: Pilih Tanggal Tetap untuk menyelaraskan arus kas pembukuan dan mempermudah tim penagihan dalam menerbitkan faktur serentak. |
| Tanggal Cut-off | Pilihan Dropdown (Tanggal 1 – 28) | Kondisional | Penetapan tanggal acuan bulanan saat periode tagihan baru dimulai dan kuota layanan diperbarui (misalnya tanggal 1 atau 25 setiap bulannya). Pilihan dibatasi hingga tanggal 28 untuk memastikan konsistensi kalender pada bulan Februari yang berdurasi lebih pendek. (Wajib jika Siklus Penagihan = Tanggal Tetap) Tip: Tanggal 1 sangat lazim untuk siklus kalender normal, sedangkan tanggal 25 sering dipilih untuk menyesuaikan siklus penggajian bulanan perusahaan. |
| Penyelarasan Jatuh Tempo | Pilihan Radio Card | Wajib | Menentukan relasi penetapan batas waktu pembayaran tagihan antar-langganan dalam satu akun: "Berbeda (Per Langganan)" di mana masing-masing langganan memiliki tanggal jatuh tempo mandiri sesuai tanggal mulainya, atau "Sama (Satu Tanggal)" di mana seluruh batas pembayaran langganan disatukan ke satu tanggal tagihan bersama. Tip: Gunakan opsi Sama jika pelanggan korporat lebih menyukai satu tanggal pembayaran terkonsolidasi untuk seluruh unit dan add-on yang dimiliki. |
| Lead Time Penerbitan Invoice | Pilihan Preset Tombol / Angka Kustom (Hari) | Wajib | Jumlah hari sebelum tanggal cut-off faktur tagihan diterbitkan secara otomatis oleh sistem kepada pelanggan. Tersedia tombol preset cepat (H-0 saat hari H, H-10, H-30, H-60) serta opsi pengisian angka hari kustom. Tip: Sangat disarankan menyetel H-10 atau H-30 bagi pelanggan korporat agar tim pengadaan barang dan keuangan mereka memiliki cukup waktu dalam memproses persetujuan transfer internal. |
| Masa Tenggang Pembayaran (Grace Period) | Pilihan Preset Tombol / Angka Kustom (Hari) | Wajib | Jumlah hari toleransi layanan tetap dapat diakses secara normal setelah melewati tanggal jatuh tempo pembayaran sebelum sistem mengunci akses langganan (suspend). Tersedia preset cepat (Net 0 tanpa toleransi, Net 7, Net 14) serta opsi isian angka kustom. Tip: Gunakan minimal Net 7 hari guna mencegah kepanikan dan gangguan operasional mendadak pada pelanggan akibat jeda kliring transfer bank antardaerah atau akhir pekan. |
| Perlakuan Invoice Pertama | Pilihan Radio Card | Wajib | Metode kalkulasi pembebanan biaya saat pelanggan baru pertama kali mendaftar di tengah periode siklus berjalan: "Prorata" (biaya dihitung secara proporsional sesuai sisa hari menuju tanggal cut-off berikutnya) atau "Penuh" (pelanggan langsung dikenakan tarif penuh satu siklus tanpa memperhitungkan tanggal pendaftaran). Tip: Skema Prorata dinilai lebih adil dan transparan bagi pelanggan yang mendaftar di pertengahan bulan kalender. |
| Tarif Pajak PPN (%) | Angka Persentase (%) | Wajib | Besaran persentase Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang otomatis ditambahkan pada kalkulasi akhir setiap lembar faktur tagihan langganan (misalnya 11% atau 12% sesuai ketentuan fiskal nasional yang berlaku). Tip: Pastikan angka persentase selalu disinkronkan dengan peraturan perpajakan resmi Indonesia yang sedang aktif. |
Perbandingan 3 Model Siklus Tagihan
Pemilihan model siklus tagihan mempengaruhi tanggal pembuatan invoice dan pembaruan kuota pelanggan:
- Tanggal Tetap (Calendar Billing)
Ditagihkan pada tanggal yang seragam setiap bulan (misal tgl 1). Pelanggan yang mendaftar di tengah bulan akan dikenakan tagihan prorata pada faktur pertama untuk menyelaraskan tanggal penagihan berikutnya.
- Akhir Bulan (End of Month)
Ditagihkan pada hari kalender terakhir setiap bulan (tanggal 28, 29, 30, atau 31). Sangat cocok untuk pembukuan bulanan perusahaan yang menutup buku di hari kerja terakhir setiap bulan.
- Ulang Tahun (Anniversary)
Siklus tagihan bergulir tepat pada tanggal aktivasi perdana langganan pelanggan (misal aktivasi tgl 17, ditagihkan tiap tgl 17). Menghilangkan kebutuhan kalkulasi prorata di awal karena periode selalu berjalan genap satu bulan penuh.
4. Tab 2: Perubahan Paket (Upgrade & Downgrade)
Tab Perubahan Di Tengah Periode (Plan Change Policy) mengatur perlakuan finansial dan penjadwalan siklus ketika pelanggan melakukan penyesuaian paket langganan saat masa aktif langganan sedang berjalan. Pengaturan ini terbagi menjadi dua bagian kebijakan utama: Kebijakan Upgrade (peningkatan tier layanan) dan Kebijakan Downgrade (penurunan tier layanan).
Tampilan 02: Antarmuka Tab Kebijakan Perubahan Paket
Formulir konfigurasi penyesuaian di tengah periode yang menampilkan kebijakan kalkulasi biaya dan penyelarasan periode untuk skenario peningkatan (upgrade) dan penurunan (downgrade) paket langganan.
Fokus Perhatian:
- Blok Kebijakan Upgrade: Konfigurasi perlakuan saat pelanggan beralih ke paket langganan bertingkat lebih tinggi (contoh: dari Smart ke Business Plus).
- Perlakuan Tagihan Upgrade: Pilihan metode penagihan selisih harga secara Prorata (proporsional sisa hari) atau Penuh.
- Penyelarasan Periode Upgrade: Pilihan apakah paket baru Berdiri Sendiri (Independent) atau Selaraskan ke Terpanjang (Align to Longest).
- Blok Kebijakan Downgrade: Konfigurasi penyesuaian saat pelanggan beralih ke paket bertingkat lebih rendah (contoh: dari Business Plus ke Smart).
- Perlakuan Tagihan Downgrade: Opsi perhitungan penyesuaian nilai sisa langganan lama secara Prorata atau Penuh.
- Penyelarasan Periode Downgrade: Menentukan apakah paket hasil penurunan memulai siklus sendiri atau diselaraskan ke periode paket aktif lain.
- Aktivasi Seketika (Immediate): Seluruh penyesuaian tier paket langsung aktif dinikmati pelanggan begitu pembayaran atau konfirmasi disetujui.
Panduan Kolom Formulir: Tab Kebijakan Perubahan Paket
| Nama Kolom / Input | Tipe Data | Status | Panduan Pengisian & Ketentuan |
|---|---|---|---|
| Kebijakan Upgrade - Metode Penagihan | Pilihan Radio Card | Wajib | Metode penagihan biaya saat pelanggan beralih ke paket layanan dengan tier lebih tinggi (misalnya migrasi dari paket Smart ke Business Plus): "Prorata" (sistem menghitung selisih harga secara proporsional berdasarkan sisa hari paket lama yang belum terpakai terhadap harga paket baru) atau "Penuh" (pelanggan dikenakan tagihan penuh untuk paket baru). Tip: Metode Prorata sangat disarankan untuk memberikan perhitungan selisih yang adil dan memicu pelanggan melakukan upgrade kapan saja tanpa rasa rugi. |
| Kebijakan Upgrade - Penyelarasan Periode | Pilihan Radio Card | Wajib | Penetapan siklus periode tagihan untuk paket baru hasil peningkatan tier: "Berdiri Sendiri (Independent)" di mana paket baru memulai periode tagihan baru dari hari perubahan, atau "Selaraskan ke Terpanjang (Align to Longest)" di mana paket baru berbagi tanggal akhir periode dengan langganan aktif lainnya yang memiliki durasi paling panjang. Tip: Pilih "Selaraskan ke Terpanjang" agar seluruh paket dan layanan tambahan di akun pelanggan selalu serentak berakhir pada satu tanggal yang sama. |
| Kebijakan Downgrade - Metode Penagihan | Pilihan Radio Card | Wajib | Penetapan perlakuan finansial saat pelanggan menurunkan tier paket layanan (misalnya dari Business Plus ke Smart): menentukan apakah kompensasi selisih nilai sisa paket lama dihitung proporsional ("Prorata") sebagai kredit pemotong tagihan berikutnya, atau diberlakukan skema ("Penuh") di mana penurunan berlaku tanpa pengembalian selisih biaya. Tip: Secara operasional standar, penurunan paket dapat disetel tanpa pengembalian dana tunai langsung melainkan menjadi saldo deposit untuk siklus tagihan mendatang. |
| Kebijakan Downgrade - Penyelarasan Periode | Pilihan Radio Card | Wajib | Penetapan jadwal akhir periode tagihan untuk paket hasil penurunan: "Berdiri Sendiri (Independent)" di mana paket hasil penurunan mempertahankan tanggal akhir periodenya sendiri, atau "Selaraskan ke Terpanjang (Align to Longest)" di mana tanggal akhir periode diselaraskan dengan langganan aktif lain yang terpanjang. Tip: Opsi Berdiri Sendiri memastikan hak akses fitur pada level tier lama tetap tuntas dinikmati hingga batas akhir masa langganan yang telah dibayar lunas sebelumnya. |
Matriks Penyelarasan Periode: Berdiri Sendiri vs Selaraskan ke Terpanjang
Panduan Logika Operasional
Pilihan pada kolom penyelarasan periode menentukan kapan siklus perpanjangan paket berikutnya akan jatuh tempo:
Berdiri Sendiri (Independent)
- Setiap item langganan baru atau hasil penyesuaian memiliki siklus tanggal jatuh temponya masing-masing terhitung sejak hari perubahan.
- Faktur perpanjangan akan diterbitkan secara terpisah untuk setiap item paket yang memiliki tanggal jatuh tempo berbeda.
- Cocok untuk perusahaan yang menginginkan kemandirian penuh antar unit bisnis atau departemen pemegang lisensi.
Selaraskan ke Terpanjang (Align to Longest)
- Semua paket dan layanan tambahan di akun pelanggan diselaraskan agar memiliki tanggal akhir periode yang sama dengan langganan aktif yang berdurasi paling panjang.
- Seluruh faktur perpanjangan diterbitkan bersamaan pada satu tanggal tagihan terpadu (single consolidated invoice).
- Sangat memudahkan pelanggan korporat dalam pengelolaan anggaran dan pembayaran tagihan rutin tahunan.